Concept · bijgewerkt op 30 september 2026
Privacyverklaring
ConceptDeze verklaring beschrijft hoe de site nu werkt. Ze is nog niet juridisch beoordeeld.
VAYLIDE maakt digitale uitnodigingen en wenskaarten. Om de website te laten werken, bestellingen uit te voeren en gasten te laten reageren, verwerken wij persoonsgegevens. Hieronder lees je welke gegevens, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie verantwoordelijk is
VAYLIDE is een handelsnaam van G.M.Bootsman Consultancy (eenmanszaak), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94261423. Voor privacyvragen mail je naar info@vantorstudio.nl. Het vestigingsadres en onze andere gegevens staan op Contact & bedrijfsgegevens.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen waarvan wij zelf het doel en de middelen bepalen: je account, bestellingen en betalingen, klantcontact en de beveiliging van de site. Voor de gegevens van gasten lees je in onderdeel 4 hoe het zit. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming.
2. Welke gegevens wij verwerken
Account en inloggen
Je e-mailadres, en je naam als je die invult in Mijn VAYLIDE. Je logt in met een code die wij per e-mail sturen; er is geen wachtwoord. Die code bewaren wij alleen versleuteld (als hash). Hij is twintig minuten geldig en na vijf foute pogingen ongeldig. Ook bewaren wij of je de nieuwsbrief wilt ontvangen, met de tekst waarmee en het moment waarop je dat aangaf.
Bestellingen en betalingen
Bestelnummer, het ontwerp en de titel van je kaart, pakket en extra's, bedragen, de betaalstatus, de betaalmethode, de referentie van de betaalprovider, de aankoopdatum en de datum tot wanneer je kaart online staat. Ook bewaren wij met welke versie van de algemene voorwaarden je akkoord ging, en wanneer en met welke tekst je toestemming gaf voor directe levering. Rekening-, kaart- en PayPal-gegevens vul je in bij de betaalprovider; die krijgen wij niet.
Inhoud van je kaart
Wat je zelf invult of uploadt: namen, datum, tijd, locatie en adres, programma, dresscode, persoonlijke teksten, foto's, muziek, een eigen logo of initialen voor het lakzegel, en eventueel een contactpersoon met telefoonnummer of e-mailadres. Die inhoud kan gegevens van andere mensen bevatten. Zet er alleen gegevens en foto's op die je met de genodigden mag delen.
Gegevens van gasten
Wie reageert op een uitnodiging, vult standaard alleen in: naam, of hij of zij komt en met hoeveel personen. Heeft de organisator dat gekozen, dan ook antwoorden op extra vragen uit onze vaste lijst (zoals over vervoer of overnachten) en een korte toelichting. Welke velden verplicht zijn, staat bij het formulier. Wij vragen gasten niet om een account, e-mailadres of telefoonnummer. Om je antwoord later te kunnen wijzigen krijg je een persoonlijke link; wij bewaren daarvan alleen een versleutelde versie.
Contact, extra wensen en herroepen
Stuur je ons een bericht via het contactformulier, dan bewaren wij je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. Vraag je in Mijn VAYLIDE om een extra wens, dan bewaren wij je omschrijving, onze berichten en je bijlagen. Gebruik je de knop om de overeenkomst te ontbinden, dan bewaren wij je naam, e-mailadres, bestelgegevens en toelichting, en het tijdstip.
Technische gegevens
Om misbruik te beperken (bijvoorbeeld te veel inlogpogingen) maken wij van je IP-adres een versleutelde, verkorte code die niet terug te rekenen is. Die code is hoogstens een uur in gebruik en wordt daarna, uiterlijk de volgende nacht, verwijderd. Onze webserver en onze hostingpartij registreren technische gegevens van verzoeken, zoals het tijdstip, de opgevraagde pagina en browserinformatie, en bij de hostingpartij mogelijk je IP-adres. Gaat er op de server iets mis, dan krijgen wij een foutmelding met de technische gegevens van dat verzoek.
3. Waarom wij gegevens gebruiken
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je account, inloggen, het maken en bewaren van je ontwerp, de bestelling uitvoeren, je kaart online zetten en je helpen | Uitvoering van de overeenkomst, of stappen op jouw verzoek vóór de overeenkomst |
| Betalingen verwerken en de administratie bewaren | Uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| Vastleggen van je akkoord met de voorwaarden, je toestemming voor directe levering en een herroeping | Wettelijke plicht en uitvoering van de overeenkomst |
| De site beveiligen, misbruik beperken en fouten oplossen | Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende dienst |
| Vragen via het contactformulier beantwoorden | Stappen vóór een overeenkomst, of gerechtvaardigd belang: je vraag beantwoorden |
| Gegevens van anderen in de inhoud van je kaart | Wij verwerken deze inhoud als verwerker voor jou, zoals bij aanmeldingen (onderdeel 4). Jij zorgt dat je de gegevens en foto's van anderen op je kaart mag gebruiken (artikel 12 van de algemene voorwaarden). |
| Aanmeldingen van gasten en de gastenlijst | Zie onderdeel 4. De overeenkomst met de klant is geen grondslag voor gegevens van gasten. |
| De nieuwsbrief | Jouw toestemming, met een apart vinkje dat standaard uit staat |
Verplichte velden zie je bij het invullen. Zonder je e-mailadres kunnen wij je niet laten inloggen en zonder betaling geen kaart publiceren. Andere velden zijn optioneel. Een toestemming kun je altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvoor al rechtmatig gebeurde. Afmelden voor de nieuwsbrief kan in Mijn VAYLIDE onder Account.
Wij gebruiken je kaart en je foto's niet voor onze eigen reclame of als voorbeeld zonder je aparte toestemming.
4. Uitnodigingen, aanmeldingen en de organisator
Als je reageert op een uitnodiging, gaat je antwoord naar de organisator: de klant die de uitnodiging maakte. Alleen die ziet de gastenlijst in Mijn VAYLIDE en kan die downloaden. Andere gasten zien jouw antwoord niet. In ons beheer zijn aanmeldingen niet zichtbaar. Technisch kunnen wij wel bij de database, en dat doen wij alleen als het nodig is, bijvoorbeeld voor ondersteuning of herstel.
De organisator bepaalt of gasten zich kunnen aanmelden, welke vragen uit onze vaste lijst worden gesteld en wat er met de antwoorden gebeurt. Wij bewaren en tonen de antwoorden alleen voor de organisator en gebruiken ze niet voor eigen doelen. Daarvoor werken wij als verwerker voor de organisator. Organiseert iemand een feest in de privésfeer, dan geldt de AVG vaak niet voor die organisator zelf, maar wel voor ons; wij houden ons dan aan dezelfde verplichtingen. Voor onze eigen doelen, zoals het beveiligen van de site en het tegengaan van misbruik, zijn wij zelf verantwoordelijk.
Extra vragen kiest de organisator uit onze vaste lijst met neutrale vragen, zoals over vervoer of overnachten. Via VAYLIDE wordt niet gevraagd naar gezondheid, allergieën, geloof of andere gevoelige gegevens, en bij open tekstvelden staat dat je die daar ook niet moet invullen. Uitnodigingen die vóór 30 september 2026 zijn gemaakt, kunnen nog een eigen vraag van de organisator bevatten.
Heb je toch gevoelige informatie ingevuld? Pas je antwoord aan of verwijder het via je persoonlijke link, of vraag de organisator of ons om hulp. Wij bekijken antwoorden niet uit onszelf, sturen ze niet naar een AI-dienst en nemen ze niet op in foutmeldingen.
Je kunt je eigen antwoord altijd wijzigen of verwijderen via je persoonlijke link. Heb je een andere privacyvraag over een uitnodiging, neem dan contact op met de organisator of met ons. Hoort je verzoek bij de organisator, dan helpen wij het daar terecht te laten komen.
5. Wie je kaart kan bekijken
Je uitnodiging is bereikbaar voor iedereen die de link heeft. Er is geen wachtwoord. Wij vragen zoekmachines om uitnodigingen niet op te nemen en ons zoeken op de site doorzoekt ze niet, maar een ontvanger kan de link doorsturen en wat op de kaart staat lezen, kopiëren of bewaren. Zet er daarom alleen informatie op die je met de genodigden wilt delen. Geüploade foto's op de kaart zijn net zo bereikbaar als de kaart zelf. Aanmeldingen zijn dat niet: die ziet alleen de organisator, na inloggen.
6. Foto's en AI
Automatisch uitlijnen op gezichten
Als je een foto uploadt, zoekt onze eigen server waar de gezichten staan, zodat de uitsnede goed valt. Dat gebeurt met een model dat op onze server draait; de foto gaat daarvoor niet naar een andere partij. Wij bewaren alleen het middelpunt van de uitsnede en het aantal gevonden gezichten. Er worden geen gezichtskenmerken opgeslagen en niemand wordt herkend of vergeleken. Je kunt de uitsnede altijd zelf verschuiven.
Tekstvoorstellen maken wij nu zonder externe AI-dienst: je krijgt vaste voorbeeldteksten. Er gaan geen gegevens naar een AI-aanbieder.
De functie om eigen gezichten in een tekening te laten verwerken, staat uit.
7. Met wie wij gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven of als de wet ons dat verplicht. Wij verkopen je gegevens niet. Deze partijen ontvangen nu gegevens:
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens | Rol |
|---|---|---|---|
| Render Services, Inc. (Verenigde Staten) | Hosting van de website, de database, de opslag van foto's en bestanden en de back-ups op de server | Alle gegevens in deze verklaring, want die staan op de servers. De server en de database staan in de regio Frankfurt (Duitsland). | Verwerker |
| Mollie B.V. (Nederland) | Betalingen | Bedrag, bestelnummer en een interne betaalcode. Je betaalgegevens (zoals je bank, kaart of PayPal-account) vul je bij Mollie in; die krijgen wij niet te zien, behalve de gekozen betaalmethode en de uitkomst. | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaling (volgens Mollie) |
| Vimexx B.V. (Nederland) | Versturen van inlogcodes, bestelbevestigingen en andere servicemails | Je e-mailadres en de inhoud van het bericht. | Verwerker |
Met partijen die voor ons werken (verwerkers) gelden verwerkersafspraken. Mollie verwerkt je betaling onder eigen verantwoordelijkheid, met een eigen privacyverklaring. Klik je op een uitnodiging op een link naar Google Maps, Google Agenda of WhatsApp, dan ga je naar die dienst en gelden hun regels; de uitnodiging laadt zelf niets van die diensten.
8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
- Render Services, Inc. (Verenigde Staten): Render is een Amerikaans bedrijf. Volgens de verwerkersovereenkomst van Render gelden de EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-VS Data Privacy Framework.
- De overige partijen hierboven zijn gevestigd in de EER.
Een kopie van de waarborgen vraag je op via info@vantorstudio.nl.
9. Hoe lang wij gegevens bewaren
Je kaart staat online met Essentieel 6 maanden en met Compleet 12 maanden, vanaf de bevestigde betaling. Dat is de looptijd van de dienst, niet de bewaartermijn. De bewaartermijnen staan hieronder. Termijnen met 'automatisch' voert de site elke nacht zelf uit.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inlogcodes | 20 minuten geldig, na 2 dagen verwijderd (automatisch) |
| Ontwerpen die nooit aan een bevestigd e-mailadres zijn gekoppeld, met hun foto's | 30 dagen na de laatste wijziging (automatisch) |
| Ontwerpen in je account die nooit zijn besteld, met hun foto's | 365 dagen na de laatste wijziging (automatisch) |
| Aanmeldingen van gasten | 90 dagen nadat de uitnodiging offline ging (automatisch). De organisator of de gast kan ze eerder verwijderen. |
| Gekochte kaarten, foto's en andere inhoud na de looptijd | 90 dagen nadat de kaart offline ging verwijderd, met foto's, muziek en andere inhoud (automatisch). De bestelling zelf blijft bewaard voor de administratie. |
| Account | Tot je het verwijdert in Mijn VAYLIDE. Gebruik je je account 24 maanden niet en heb je geen kaarten meer bij ons, dan verwijderen wij je naam en e-mailadres. Je krijgt 30 dagen van tevoren een e-mail; log je in, dan blijft je account bestaan (automatisch). |
| Bestel- en betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Verwijder je je account, dan blijven deze gegevens zonder naam, e-mailadres en kaarttitel bewaard. |
| Contactberichten | 12 maanden na ontvangst verwijderd (automatisch) |
| Extra wensen en bijlagen | 12 maanden na afronden verwijderd, met berichten en bijlagen (automatisch). Leidde de wens tot een betaling, dan blijven alleen de bestel- en betaalgegevens 7 jaar bewaard. |
| Herroepingen | 7 jaar, net als de bestelgegevens waar ze bij horen; daarna verwijderd (automatisch) |
| Verstuurde e-mails (kopie bij ons) | 90 dagen; daarna verwijderen wij de inhoud en het adres van de kopie (automatisch) |
| Sessies (ingelogd blijven) | 30 dagen, daarna verwijderd (automatisch) |
| Code van je IP-adres tegen misbruik | Hoogstens een uur in gebruik, uiterlijk de volgende nacht verwijderd (automatisch) |
| Technische logbestanden | 7 dagen bij onze hostingpartij Render; daarna verwijdert Render ze automatisch |
| Back-ups op de server | Elke nacht een nieuwe; de laatste 14 blijven bewaard, oudere worden verwijderd |
De fiscale bewaarplicht betekent niet dat wij foto's of gastenlijsten zeven jaar bewaren. Wat uit de site is verwijderd, kan nog in een back-up staan tot die back-up is vervangen. Moeten wij een back-up terugzetten, dan verwijderen wij gegevens die al verwijderd hadden moeten zijn opnieuw.
10. Cookies en opslag in je browser
Wij gebruiken alleen cookies en browseropslag die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de site. Wij gebruiken geen advertentie-, analyse- of volgcookies en laden geen video's, lettertypen of andere onderdelen van andere partijen. Daarom vragen wij geen toestemming voor cookies.
| Naam | Soort | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|---|
vierlief_sessie | Cookie | Houdt je ingelogd en bewaart je ontwerp tijdens het maken. | 30 dagen |
vierlief_csrf | Cookie | Beveiliging: controleert dat een formulier echt van onze site komt. | 1 jaar |
vierlief_antwoord | Cookie (alleen op de uitnodiging waarop je reageerde) | Zodat je je eigen antwoord later kunt terugzien, wijzigen of verwijderen. | 1 jaar |
vierlief-open:… | Sessieopslag in je browser | Onthoudt dat je de envelop van een uitnodiging al opende, zodat je die niet steeds opnieuw ziet. | Tot je het tabblad sluit |
vierlief-beweging | Lokale opslag in je browser | Onthoudt of je bewegende effecten op een uitnodiging hebt uitgezet. Alleen als je daarop tikt. | Tot je het wist of weer aanzet |
Je kunt cookies en browseropslag wissen in de instellingen van je browser. Dan word je uitgelogd en kun je een eerder gegeven antwoord alleen nog via je persoonlijke link wijzigen.
11. Beveiliging
Wij nemen onder meer deze maatregelen:
- de site werkt alleen via een beveiligde verbinding (https);
- inloggen met een eenmalige code die kort geldig is, met een grens aan het aantal pogingen;
- klanten zien alleen hun eigen uitnodigingen, gastenlijsten en uploads; dat controleert de server bij elk verzoek;
- de inlogcookie is niet door scripts op de pagina te lezen, en een strikte beveiligingsinstelling voorkomt dat de site onderdelen van buiten laadt;
- codes om een antwoord te wijzigen en inlogcodes bewaren wij alleen versleuteld;
- het beheer is alleen bereikbaar met een eigen login;
- dagelijkse back-ups.
Vermoed je een beveiligingsprobleem? Mail info@vantorstudio.nl. Stuur geen inlogcodes, wachtwoorden of onnodige persoonsgegevens mee.
12. Jouw rechten
Afhankelijk van de verwerking heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Een toestemming kun je altijd intrekken, en tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
Veel kun je zelf in Mijn VAYLIDE: je naam aanpassen, je nieuwsbrief uitzetten, een uitnodiging of een aanmelding verwijderen, de gastenlijst downloaden en je account verwijderen. Gasten wijzigen of verwijderen hun antwoord via hun persoonlijke link.
Voor andere verzoeken mail je naar info@vantorstudio.nl. Wij reageren binnen een maand. Bij ingewikkelde of veel verzoeken kan dat met hoogstens twee maanden worden verlengd; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten, met de reden. Als het nodig is, controleren wij op een passende manier of het verzoek van jou komt. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. Kunnen wij een verzoek niet (helemaal) uitvoeren, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht, dan leggen wij uit waarom.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Geautomatiseerde besluiten
VAYLIDE neemt geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd zijn en die rechtsgevolgen voor je hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen. Wij maken geen profielen.
14. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze dienst of de verwerking van gegevens verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Over belangrijke veranderingen informeren wij je op een passende manier. Is voor iets nieuws toestemming nodig, dan vragen wij die apart; een nieuwe versie van deze verklaring geldt niet als toestemming.